Працювати з КЕП – просто, зручно й вигідно – Наталія Лавриненко

У бізнесу – від малого до великого – виникає все більше зацікавленості і все менше сумнівів щодо використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП). 

Директорка ТВІЙ ГАЗЗБУТ Наталія Лавриненко розповідає про досвід переходу компанії на підписання документів з клієнтами за допомогою КЕП.

Чому ТВІЙ ГАЗЗБУТ вирішив мінімізувати паперовий документообіг?

Першим каталізатором став COVID-19, другим – війна. Після 24 лютого сотні бухгалтерів, менеджерів, керівників тимчасово виїхали в інші міста чи країни, а поза офісом працювати з паперами майже неможливо. Знаю це з власного досвіду. На початку повномасштабної війни я на певний час виїхала з Києва до Кіровоградської області й відчула всю незручність роботи з паперовими документами. Треба було доїхати до міста, знайти, де їх роздрукувати, підписати, потім відправити поштою.

В деяких випадках процес підписання документів взагалі перетворився на невирішувану проблему. Одна особа-підписант великої компанії, що є нашим клієнтом, з лютого і до сьогодні перебуває за кордоном, і жодних документів за цей час нам підписати не вдалося.

Подібних проблем легко уникнути, якщо підписувати документи за допомогою КЕП у програмах Вчасно, M.E.Doc тощо. Незалежно від місцезнаходження, всю поточну документацію (рахунки, акти прийому-передачі, додаткові угоди) можна підписати одразу. Потрібні лише КЕП, ноутбук та інтернет.

Що робить компанія, щоб мінімізувати паперовий документообіг?

Ми ще до початку повномасштабної війни почали відмовлятися від паперових документів, проте процес йшов не дуже активно – КЕПом документи підписували не більше сотні клієнтів. Тому ми активізували цю роботу.

За три місяці ми перевели на підписання КЕПом більше 2000 клієнтів, серед яких компанії малого бізнесу і великі промислові обʼєкти, і не плануємо зупинятися. Мета – до кінця року збільшити кількість таких клієнтів до 6000.

Усього вже 2380 бізнес-клієнтів на сьогодні підписують з нами документи за допомогою КЕП, частина – у Вчасно (де можна підписувати первинний договір по газу, додаткові угоди, акти приймання-передачі по газу та електроенергії), частина – у M.E.Doc (акти приймання-передачі).

Окрім того, наші великі клієнти мають своє програмне забезпечення і ми працюємо з ними в їхніх програмах.

Чи просто дається клієнтам відмова від паперових документів?

Ми доклали зусиль аби спростити цей процес. Для наших клієнтів стало дуже просто і зручно працювати у Вчасно, після того як у червні ми інтегрували з цим сервісом наші внутрішні програмні продукти. Відтоді у Вчасно поточні документи на підпис генеруються автоматично, їх не потрібно завантажувати щоразу.

Клієнту потрібно лише зареєструватися у Вчасно (це безкоштовно), а далі – отримувати від нас документи і підписувати їх (вся вхідна документація – безкоштовно).

Що саме мотивує клієнтів переходити на КЕП?

Деякі клієнти самі звертаються до нас з ініціативою щодо переходу на КЕП. Інші охоче прийняли нашу пропозицію працювати у такому форматі, адже спрощення документообігу для них стало актуальним.

Особливо зручно користуватися ним групі компаній, де керівник, бухгалтери і виробництво знаходяться в різних локаціях. До речі, у Вчасно є корисна функція погодження. Відповідальна особа (це може бути наприклад, бухгалтер або енергетик) може погодити, а уповноважений підписант, що перебуває в іншому місті – підписати документ.

Цього літа вирішила працювати з КЕП ціла низка компаній аграрної галузі та харчопрому, що є нашими клієнтами по газу та електроенергії. У багатьох вже був КЕП, у деяких навіть була реєстрація у Вчасно, але нею активно не користувалися.

Серед них – сільгосппідприємство «Петрівське» та ПП «Росава-Агро» з Київської області, фермерські господарства та птахофабрики із заходу та центру України, підприємства аграрної групи АГРОТРЕЙД у Харківської області, ТОВ «Ніжинський консервний завод», львівська кондитерська фабрика «Монарх».

А які причини небажання цього робити?

Деякі клієнти досі не готові перевчатися, змінювати звички. Часто керівник делегує прийняття рішення з цього питання бухгалтеру, якому з цим працювати. У деяких випадках бухгалтери побоюються, що працювати з КЕПом складно.

Не приховую, що іноді й наші менеджери «живуть» операційними питаннями ­– підготувати документи для клієнта, зʼїздити до нього, щоб їх підписати, а не питанням – продати більше газу чи електрики. 

Чи реально змінити небажання частини бізнесу переходити на КЕП?

Бізнес цінує час та гроші. І ці аргументи переконують все більше клієнтів працювати з КЕП. Тільки на друку та пересилці документів для одного нашого клієнта можна зекономити від 90 грн на місяць. А головне – вивільняється час співробітників на збільшення продажів. 

Я вірю, що перевести на КЕП ще 3620 клієнтів до кінця 2022 року цілком реально! Якщо є віра менеджерів у цей продукт, то буде і віра клієнтів, які обов'язково оцінять переваги цього формату роботи.